Software - Kassenbuch

Ein Kassenbuch muss den unten aufgeführten Anforderungen genügen, um einer Betriebsprüfung standzuhalten.
Die Umsetzung durch die bereits mehrjährig erprobte Software wird in kursiver Schrift wiedergegeben.

Zu dokumentierende Informationen:

• das Datum des Geschäftsvorfalls
  Bei jeder Einnahmen-Buchung wird automatisch das PC-Datum herangezogen. Eine manuelle Erfassung des Datums erfolgt nicht. Eine zeitnahe ( sofortige ) Buchung ist hier sehr wichtig.
  Sonderbuchungen werden mit manueller Datumerfassung gespeichert.
• eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung (Belegnummer)
  Jede Buchung erhält automatisch eine fortlaufende Indexnummerierung. Einnahmebuchungen und Sonderbuchungen besitzen verschiedene Indizes.
• einen Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung
  Einnahmebuchungen erhalten als Buchungstext automatisch die erbrachte Leistung, bzw. den verkauften Artikel. Sonderbuchungen lassen sich manuell kommentieren.
• den Betrag und die Währung der jeweiligen Einnahme oder Ausgabe
  Wird von der Software automatisch umgesetzt.
• den für diesen Geschäftsvorfall ggf. zu Grunde liegenden Steuersatz
  Einnahme-Buchungen werden derzeit mit 19% USt belegt. Für die Konten der Sonderbuchungen kann über einen Buchungsschlüssel der Steuersatz eingestellt werden.
• den aktuellen Kassenbestand unter Berücksichtigung jedes gebuchten Geschäftsvorfalls
  Über die Funktion "Kasse" wird augenblicklich der aktuelle Kassenbestand ermittelt. Der durch Zählung ermittelte tatsächliche Kassenbestand kann somit leicht auf Richtigkeit überprüft werden.
  

Weitere Anforderungen:

• Keine Buchung ohne Beleg
  Jede Einnahmenbuchung wird in Form einer PDF-Datei mit Zeitstempel dokumentiert.
• Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit)
  Hierfür dienen die Sonderbuchungen.
• auch Privateinlagen und –entnahmen sind täglich aufzuzeichnen
  Hierfür dienen die Sonderbuchungen.
• Regelmäßige Überprüfung des tatsächlichen Geldbestandes in der Kasse durch Zählen
  Dieser Vorgang wird von der Software mit dem Tool "Geldzählhilfe" unterstützt.
  
• Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden.
  Einmal gebuchte Buchungssätze sind nicht mehr löschbar. Die Rücknahme wird durch ein Storno-Kennzeichen dokumentiert. Die zugrundeliegende Datenbank ist passwortgeschützt und somit vom Anwender nicht manipulierbar. Manipulationen durch Veränderung des Datums am PC sind nicht möglich, da Buchungen fortlaufendend nummeriert werden.